本校為增進校內各單位同仁的公文績效，減少大家公文的系統操作問題，秘書室特別利用寒假期間舉辦114年上半年公文講習，精進全校同仁公文品質及效率。
本次2場次講習分別於114年1月17日上午9時至10時及1月20日上午10時至11時在教學大樓1C教室舉行，參加對象為校內各單位實際辦理文書作業的同仁以及研究助理，由李主任秘書政峰開場致詞，提示大家注意新宣布的公文用語、密件案由與公文的依據寫法，以及強調同仁對時效之掌握。另亦請二級主管應負起督導公文品質之責任，詳細檢核公文內容及用語之正確性、合理性與完整性，如果不符規定將會退回承辦人清稿修正。
後續由業務承辦人員報告，內容分為文書處理及檔案管理：
（一）文書處理包含流程時效及發文注意事項、首長信箱處理流程、今年度新實施規定提醒及每月公文稽核常見缺失，並提醒承辦人、公文登記桌及主管人員每日應檢視畫面等簡易操作流程，協助所有公文系統的使用者能快速上手，也避免再次發生重複的錯誤。
（二）檔案管理部分則包含密件的處理規定、歸檔作業流程、歸檔清單等宣導，關於較少見的機密公文機密等級變更、註銷及附件另存等作業，亦特別提醒同仁處理方式。
為了擴大講習的成效，會後也將講習簡報轉發於本校電子公告系統及秘書室網頁業務精進自主學習專區，讓無法參加實體講習的同仁能自主學習，以期同仁處理公文能夠減少錯誤，遇到問題也能快速找到解答。經過本次講習，相信同仁更能有效把握公文時效與品質，也能符合歸檔相關規定及流程。