本校公文新版「檔案分類及保存年限區分表」歷時1年半經國家發展委員會檔案管理局審核通過，整體格式經大幅度修改，依規定修正內容並增列「內容描述」及「清理處置」，以利各單位承辦人能夠直接了解公文分類，並經校長核定於113年1月1日實施。本案前已公告於本校電子公告系統，並上傳本室網頁下載專區（檔管業務，1），供各單位逕行下載查閱。惟為使同仁能順利於新年度完成正確分類號選用，減少錯誤、增進文書作業效能，並結合113年上半年公文講習合併辦理。

本案分別於112年12月18日上午10時至11時、20日上午9時至10時辦理2場次講習，參加對象為校內各單位(系、所)實際辦理文書作業的同仁，以及擔任研究助理相關人員。本次講習由組長鄭清玲開場提示公文處理應注意重點、增進公文時效之方法，接續由區隊長謝枘宬針對分類號修正介紹、歷程及注意事項特別說明，以利大家在113年1月1日新實施的分類號選擇能順利上軌道，最後由技士陳厚生說明更新的歸檔作業模式，請各單位負責登記桌之業務人員落實紙本歸檔及清單印製，與檔案管理人員確實交接。

為了讓同仁能隨時自主學習，會後也將講習簡報轉發於秘書室下載專區，讓部分無法參加實體課程的同仁上網學習，並要求所有同仁特別注意公文的新規定，在新的年度配合執行，提升檔案管理效能。